| АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЕЛИКИЕ ЛУКИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 29.09.2009 № 1679-р г. Великие Луки О внесении изменений в Положение об архивном отделе Администрации города Великие Луки Внести в Положение об архивном отделе Администрации города Великие Луки, утвержденное распоряжением администрации города от 29.07.2008. № 1653-р следующие изменения: 1. В пункте 4.2. абзаце втором слова «По усмотрению мэра города» заменить словам «По усмотрению Главы администрации города». 2. В пункте 4.3. слова «назначается и освобождается от должности мэром города Великие Луки» заменить словами «назначается и освобождается от должности Главой администрации города». 3. В пункте 4.4. второе предложение изложить в новой редакции: «Должностная инструкция начальника архивного отдела утверждается Главой администрации города, должностные инструкции специалистов архивного отдела - начальником архивного отдела». 4. В пункте 4.7. второе предложение изложить в новой редакции: «Акт приема-передачи утверждается Главой администрации города». ПОЛОЖЕНИЕ об архивном отделе Администрации города Великие Луки 1. Общие положения 1.1. Архивный отдел является структурным подразделением Администрации города Великие Луки без права юридического лица. 1.2. Полное наименование отдела: Архивный отдел Администрации города Великие Луки. 1.3. Местонахождение архивного отдела: Гагарина пр., д. 18/15, г Великие Луки Псковской обл., 182100. 1.4. Архивный отдел создан для решения задач по реализации полномочий местного самоуправления в области архивного дела и, который осуществляет хранение, комплектование, учет, использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. 1.5. К муниципальной собственности города Великие Луки относятся архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивные фонды и архивные документы юридических лиц, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа. 1.6. Архивный отдел осуществляет постоянное (вечное) хранение архивных документов, тем самым выполняет функции муниципального архива. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается. 1.7. В своей деятельности архивный отдел руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Псковской области, решениями Великолукской городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации города Великие Луки, настоящим Положением, а также другими нормативными актами. 2. Цели и функции архивного отдела 2.1. Архивный отдел создаётся в целях сохранения документальной истории города Великие Луки и качественного пополнения Архивного фонда Российской Федерации документами, отражающих материальную и духовную жизнь города, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия жителей города, относящихся к информационным ресурсам и муниципальной собственности города и подлежащих постоянному хранению. 2.2. Архивный отдел осуществляет следующие функции организации архивного дела: 2.2.1. Управление и совершенствование архивного дела на территории муниципального образования «Город Великие Луки». 2.2.2. Организует методическое руководство и контроль за деятельностью архивов органов местного самоуправления и организаций, отнесенных к муниципальной собственности. 2.2.3. Выполняет функции муниципального архива: 2.2.3.1. Комплектование архивными документами органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий; документами юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы лиц деятельность которых связана с историей города; документами общественных организаций и объединений; аудиовизуальной документацией, отражающей историю развития города; документами по личному составу ликвидированных, реорганизованных муниципальных организаций, учреждений, предприятий; 2.2.3.2. Обеспечение хранения поступивших в архив документов; 2.2.3.3. Учет хранящихся архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием программного комплекса «Архивный фонд»; 2.2.3.4. Организация использования архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан. 2.4. В целях выполнения основных задач архивный отдел: 2.4.1. Составляет и систематически уточняет списки организаций -источников комплектования, согласовывает их с экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного архивного управления Псковской области. Списки утверждает глава Администрации города Великие Луки. 2.4.2. Осуществляет контроль и организационно-методическое руководство архивами органов местного самоуправления, муниципальных организаций, предприятий и учреждений, содействует организациям других форм собственности в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов. 2.4.3. Рассматривает и дает заключение на Положения об архивах, экспертных комиссиях, на инструкции по делопроизводству, номенклатуры и описи дел организаций - источников комплектования. Представляет их на утверждение или согласование экспертно-проверочной, методической комиссии Государственного архивного управления Псковской области. 2.4.4. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по проведению экспертизы ценности документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива. 2.4.5. Осуществляет проверку правильности формирования дел и их упорядочение в организациях. 2.4.6. Производит прием документов от организаций и частных лиц, размещение их в архивохранилищах, принимает меры по соблюдению нормативных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности. 2.4.7. Осуществляет государственный учет хранящихся в архиве документов, ведет фондовую картотеку и учет поступивших и выбывших документов. 2.4.8. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива. 2.4.9. Проводит мероприятия по использованию документов архива. Представляет документы архивных фондов учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам с целью их научного и практического использования. Исполняет запросы по определенной тематике и социально-правовые запросы юридических лиц и граждан. Выдает заверенные начальником архивного отдела, архивные справки, копии, выписки из документов по вопросам. 2.4.10. Проводит прием юридических лиц и граждан по вопросам отнесенных к компетенции архива, рассматривает их заявления, предложения и жалобы. 2.4.11. Информирует органы местного самоуправления о состоянии архивного дела, составе и содержании документов поступивших на хранение, составляет годовые планы работы и отчеты о их выполнении. 3. Права и ответственность архивного отдела 3.1. Для выполнения основных задач и функций архивный отдел имеет право: 3.1.1. Представлять Администрацию города Великие Луки по вопросам, входящим в компетенцию архива. 3.1.2. Получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии их архивов. 3.1.3. Требовать от организаций - источников комплектования своевременного упорядочения документов и передачи их на постоянное хранение в архив. 3.1.4. Контролировать выполнения правил работы с документами в архивах организаций, выполнения ими Законодательства РФ, правовых актов Псковской области и органов местного самоуправления в области архивного дела. 3.1.5. Давать в пределах своей компетенции указания, обязательные для исполнения учреждениями, организациями, предприятиями на территории города. 3.1.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий при ликвидации учреждений, организаций, предприятий для участия в решении вопросов сохранности документов. 3.1.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках по вопросам работы архивов организаций, участвовать в работе экспертных комиссий организаций источников - комплектования. 3.1.8. Вносить предложения по развитию архивного дела в городе, совершенствованию работы архивов организаций. 3.2. Архивный отдел совместно с руководителем несет ответственность за: 3.2.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов. 3.2.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов. 3.2.3. Необоснованный отказ в приёме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу учреждений, организаций, предприятий при их ликвидации или изменении формы собственности. 3.2.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей архивным документам. 4. Организация деятельности архивного отдела 4.1 Работа архивного отдела организуется в соответствии с настоящим Положением. 4.2. Отдел возглавляет начальник архивного отдела Администрации города Великие Луки, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенным Уставом города, настоящим положением, обязанности по муниципальной должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела. По усмотрению мэра города специалисты архивного отдела также могут являться муниципальными служащими и входить в Реестр муниципальных должностей. 4.3. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности мэром города Великие Луки, подотчетен ему и несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и заключенным с ним трудовым договором. 4.4. На имеющиеся в архивном отделе должности, согласно штатному расписанию, с учетом требований архивных правил и нормативов рабочего времени, составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ и обязанности архивных работников. Должностные инструкции утверждаются мэром города. 4.5. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с Правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основании годового плана работы и во взаимодействии с органами местного самоуправления города. 4.6. Создание необходимых условий для работы отдела осуществляется Администрацией города за счет средств местного бюджета. Финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставление архиву зданий (помещений), отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников обеспечивает Администрация города Великие Луки. 4.7. При смене руководителя архивного отдела прием-передача дел, имущества и материалов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приема-передачи утверждается мэром города. График приема граждан В связи с большим количеством запросов граждан и организаций, поступающих в архивный отдел и в целях регулирования выполнения плановых показателей работы архивного отдела администрации города установлен следующий график приема граждан для получения справок социально-правового характера. Дни приема: понедельник, вторник, среда Время приема: с 09.00 до 18.00. |